Вступ

У цьому підручнику викладено основи ведення загального, конфіденційного і спеціального діловодства, наведено класифікацію документів, вимоги до порядку приймання, реєстрації,
обліку, передання на розгляд керівництву та виконавцям, відправлення, зберігання, видавання, перевірки наявності та знищення документів, що містять конфіденційну інформацію, яка є власністю держави і яка має гриф обмеження доступу “Для службового користування” (далі – гриф “Для службового користування”) та документів з грифом секретності. Питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності (діловодство) завжди були важливими в роботі органу державної влади, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації (далі – установи). Від організації діловодства залежить не тільки рівень роботи структурних
підрозділів та їхня оперативність, але й діяльність усієї установи загалом. Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у переведенні його на державну мову, застосуванні автоматизованої системи для оброблення та друкування документів,
необхідність дотримання вимог державних стандартів.
Документи фіксують і передають інформацію, підтверджують її достовірність та об’єктивність. Вони виконують офіційну, ділову й оперативну функції.
Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передання, зберігання і використання інформації упродовж певного часу або постійно.
В установах визначають конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ і необхідний та достатній для документування їхньої діяльності.
Управлінську діяльність установ реалізують через видання розпорядчих документів.
Видання розпорядчих документів установ визначають актами законодавства, положеннями (статутами) про них. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.
Підставою для прийняття розпорядчих документів в установах є:
Конституція і закони України, Постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;
провадження виконавчої і розпорядчої діяльності, щоб забезпечити виконання установою покладених на неї завдань і функцій;
потреба у правовому регулюванні діяльності.
Органи виконавчої влади здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування між собою державною мовою.
У містах (а також селах, інших населених пунктах), де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, у внутрішньому діловодстві можуть використовувати поряд із державною мовою мову відповідної національної меншини у порядку, встановленому законом.
За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:
письмові, до яких належать усі рукописні і друковані документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;
графічні, в яких зображення об’єктів передано за допомогою ліній, штрихів. Це графіки, рисунки, мапи, схеми тощо;
фото- і кінодокументи – такі, що створені способом фотографування і кінематографії. Це кіно- і фотоплівки, фотокартки;
фонодокументи – такі, що створюються за допомогою звукозапису і відтворюють звукову інформацію (запис під час проведення нарад, семінарів, засідань тощо).
Оформляють документи на папері, магнітних носіях тощо.
Є такі види документів:
за назвою: накази, положення, протоколи, листи, телеграми, довідки, інструкції, правила тощо;
за походженням: службові (офіційні) та особисті. Службові документи готують установи та службові особи, які їх представляють. Особисті документи – окремі особи поза сферою
їхньої службової діяльності;
за місцем походження: внутрішні та зовнішні. До внутрішніх належать документи, які чинні лише в установі, де їх складено, і які не виходять за її межі. До зовнішніх – ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами (вхідні і вихідні документи);
за змістом: організаційні, розпорядчі та інформаційні.
Організаційні: положення, статути, інструкції тощо; розпорядчі – постанови, розпорядження, рішення, вказівки тощо; інформаційні: довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові
записки, плани робіт, звіти, доповіді тощо;
за формою: стандартні (типові) та індивідуальні (нестандартні). Стандартні – це документи, які мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності за обов’язковими правилами (типові листи, інструкції, положення). Індивідуальні документи створюють у кожному конкретному випадку для вирішення окремих ситуацій;
за термінами виконання: звичайні і термінові (з позначкою “Терміново” і ті, що виконують у терміни, встановлені законом, правовим актом, керівником);
за напрямком: вхідні, вихідні та інвентарного обліку;
за стадіями створення: оригінали, копії. Листуючись із установами у справах, завжди залишають потрібні для довідок копії. Оригінал і копія мають однакову юридичну чинність. Копія – документ, в якому точно відтворено інформацію документа, а також усі його зовнішні ознаки або частину їх, і відповідно оформлено. Є такі види копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір),
витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена) та дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну чинність оригіналу);
за термінами зберігання: документи постійного, тривалого (понад 10 років) та тимчасового (до 10 років) зберігання;
за технікою відтворення: відтворені рукописними, друкарськими засобами та із застосуванням автоматизованої системи.
Документи, які видають на підставі розпорядчих документів вищої установи, обов’язково мають посилання на них із зазначенням назви цих документів, дат, номерів і заголовків.
Закон України “Про інформацію” визначив режим доступу до інформації, поділивши її на відкриту та інформацію з обмеженим доступом, яка за своїм правовим режимом поділяється на конфіденційну та таємну (документи, що мають ступені секретності: “особливої важливості”, “цілком таємно”, “таємно”, та конфіденційна інформація, що є власністю держави і має гриф обмеження доступу “Для службового користування” тощо).
Порядок одержання, використання, поширення, зберігання та знищення документів, які містять:
відкриту інформацію – визначають державні стандарти, індивідуальні інструкції з діловодства в установах, що регламентують правила створення та оформлення документів. Відповідає за організацію діловодства в установі керівник установи. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів та інструкцій з діловодства установ покладають на управління справами, загальний відділ, канцелярію або секретаря (надалі – канцелярія). В
установах, їхніх структурних підрозділах, у яких за штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства, цю роботу доручають спеціально призначеній для цього особі;
з грифом “Для службового користування”, – установлює Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави,
затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893. Робота з документами, що мають гриф “Для службового користування”, покладається на канцелярію.
Контролює нерозголошення відомостей, що містяться у документах з грифом “Для службового користування”, режимно-секретний орган установи.
Гриф “особливої важливості”, “цілком таємно” і “таємно” установлює “Порядок організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях”, затверджений Постановою КМУ від 2 жовтня 2003 року № 1561–12.
Згідно з Законом України “Про державну таємницю” в установах, що здійснюють діяльність, пов’язану з державною таємницею, створюють режимно-секретні органи (далі – РСО) на
правах окремих структурних підрозділів, для розроблення та здійснення заходів щодо забезпечення режиму секретності, постійного контролю за їхнім дотриманням. До складу РСО входять підрозділи з режиму секретності, організації захисту секретної інформації (секретне діловодство) та підрозділи, що безпосередньо забезпечують охорону державної таємниці, залежно від специфіки діяльності установи.
У пропонованому підручнику, крім основ ведення загального, конфіденційного і спеціального діловодства, класифікації документів, наведено конкретні приклади, що сприятимуть кращому засвоєнню викладеного теоретичного матеріалу. Підручник призначено для використання в навчальному процесі студентами вищих навчальних закладів за напрямом підготовки “Інформаційна безпека”. Його можуть використовувати слухачі
курсів підготовки, перепідготовки і підвищення кваліфікації керівників і працівників режимно-секретних органів і захисту інформації. Крім того, в підручнику знайдуть відповіді на численні запитання працівники, робота яких пов’язана з документами, що мають гриф обмеження доступу.